Schijndel - In 2016 heeft de raad van de gemeente Schijndel een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld voor de realisatie van een podiumaccommodatie in Cultureel Centrum ’t Spectrum. Op 19 april 2017 is het voorontwerp gepresenteerd tijdens een beeldvormende avond voor de raad van Meierijstad. In de Mijlpalen voor Meierijstad en de programmabegroting 2018 is een investering met de bijbehorende lasten opgenomen. Inmiddels is de voorbereiding van het project zo ver gevorderd dat een uitvoerend krediet kan worden beschikbaar gesteld. Tijdens de verbouwing van ’t Spectrum zullen het Klantencontactcentrum (KCC)/Burgerzaken en de Bibliotheek tijdelijk elders worden ondergebracht. In totaal zal de exploitatie met alle bijbehorende (tijdelijke) verplaatsingen en aanpassingen 3 ton duurder uitvallen, ook gezien de stijgende kosten in de bouwmarkt. Culturele programmering zal voorrang krijgen op commerciële programmering. Informatie hierover en over de planning van alle werkzaamheden vindt u hieronder in passages van het raadsvoorstel dat voorligt.

Vaststelling college
In april dit jaar werden de kosten op basis van een quick scan berekend op € 2.100.000 (kostenpeil 2016). Het college heeft nu besloten om het raadsvoorstel podiumzaal Spectrum (uitvoeringskrediet van € 2.617.000) vast te stellen. De extra kapitaallasten (€ 32.750) worden gedekt uit een exploitatiebijdrage van ’t Spectrum (€ 21.000) en de algemene reserve (€ 11.750). Tijdens de verbouwing van ’t Spectrum (in afwachting van de besluitvorming over het Wenkend Perspectief) worden het Klantcontactcentrum/Burgerzaken en de bibliotheek die nu in ’t Spectrum zijn ondergebracht tijdelijk elders gehuisvest. De maximale incidentele kosten van verplaatsing Bibliotheek (€ 166.000) en het KCC (€ 41.000), in totaal € 207.000 worden gedekt uit de algemene reserve.

Passages uit het raadsvoorstel  (besluitvorming 7 december in de gemeenteraad)

Relatie met programmabegroting en/of Mijlpalen van Meierijstad
In de programmabegroting 2018 is opgenomen dat we uw raad een voorstel voorleggen voor de realisatie van een podiumaccommodatie voor amateurkunst in cultureel centrum ’t Spectrum in Schijndel in de huidige bibliotheekzaal.
In samenwerking met ’t Spectrum en de culturele verenigingen in Schijndel wordt ingebruikname van de podiumaccommodatie voorbereid, die is gepland bij de start van het theaterseizoen 2018-2019.

Behandeling in commissie
Het raadsvoorstel wordt (red.) op 30 november 2017 besproken in de commissie.

Ontwerpbesluit gemeenteraad 7 december 2017
1 Het beschikbaar stellen van een krediet van € 2.757.000 voor de realisatie van een podiumaccommodatie in cultureel centrum 't Spectrum in Schijndel. Het eerder beschikbaar gestelde krediet ad € 140.000 hierop in mindering te brengen, zodat nu € 2.617.000 beschikbaar wordt gesteld.
2. De jaarlijkse kapitaallasten ad € 153.000 te dekken uit de geraamde kapitaallasten (€ 135.000) alsmede de geraamde exploitatiekosten (€ 18.000) ’t Spectrum.
3. De incidentele kosten van verplaatsing bibliotheek (€ 166.000) en het KCC (€ 41.000), totaal € 207.000 te dekken uit de algemene reserve.

Waarom naar de raad
In 2016 heeft de raad van de gemeente Schijndel een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld voor de realisatie van een podiumaccommodatie in cultureel centrum ’t Spectrum in Schijndel. Op 19 april 2017 is het voorontwerp gepresenteerd tijdens een beeldvormende avond voor de raad.
Inmiddels is de voorbereiding van het project zo ver gevorderd dat een uitvoerend krediet kan worden beschikbaar gesteld.

Inleiding
De gemeente Schijndel is sinds 1996 (masterplan Huisvesting 2000) bezig geweest met de realisatie van een podiumaccommodatie. In zijn vergadering van november 2015 heeft de raad van Schijndel een motie aangenomen om de haalbaarheid van een podiumvoorziening op lokale maat te onderzoeken. Op basis van dit onderzoek heeft de raad op 10 november 2016 een programma van eisen voor een podiumaccommodatie voor plaatselijke dans-, toneel- en muziekuitvoeringen vastgesteld. Dit programma van eisen is gelijk aan het programma dat eerder door een speciale raadscommissie is voorgesteld, met dien verstande dat het aantal stoelen is teruggebracht van 350 naar 250. In het kader van preventief toezicht hebben de colleges van B&W van de voormalige gemeenten Veghel en Sint-Oedenrode eind 2016 aangegeven een podiumvoorziening in ‘t Spectrum te ondersteunen.

Programma van eisen – minimale variant
Het programma van eisen is minimaal van opzet, afgestemd op het beoogde gebruik.
o capaciteit max. 250 stoelen
o uitschuifbare tribune
o programmering
o lokale dans-, muziek- en toneelgezelschappen alsmede lokale filmclub
o toneelafmetingen (meters) hoofdtoneel: 15 (b) x 9 (d) x 9 (h)
o speelvlak: 10 (b) x 8 (d) x 6 (h)
o afstopping:
 breedte: 2 x 2,00-2,50 (poten )
 diepte: 1,00 (achterdoek)
 hoogte: 3,00 (friezen)
o geen zijtoneel
o geen achtertoneel/omloopgang
o toneelmechanische installaties enkele of geen trekken
o grid + hoogwerker of ladder
o geen lichtbruggen (1 of 2 trekken in de zaal)
o afstopping (coulissen) geen volledige afstopping (geen horizon en tussendoek)
o licht - < 48 kringen
o geluid - < 12 kanaals
o geen infrarood (slechthorenden)
o geen omroepinstallatie
In het programma van eisen is een minimaal pakket aan theatertechniek opgenomen dat nodig is om de zaal exploitabel en geschikt te maken voor de diverse bespelingen. Minimaal heb je takels/trussen, een (telescoop)tribune, licht, stoffering, een projector en geluid nodig. Mis je één of meerdere van deze theatertechnieken dan blijft er geen bruikbare zaal over.

Ombouw bibliotheekzaal tot multifunctionele podiumzaal
Voor de ombouw van de huidige bibliotheekzaal naar een multifunctionele podiumzaal is PBTA uit Uden ingeschakeld. Het voorontwerp van dit gerenommeerde theateradviesbureau is op 9 april 2017 tijdens een beeldvormende avond aan uw raad gepresenteerd. Naar aanleiding van de beeldvormende avond en een overleg met de potentiële lokale gebruikers van de podiumvoorziening is een lift aan het programma van eisen toegevoegd om mensen met een beperking in de gelegenheid te stellen van het podium gebruik te maken.

Definitief ontwerp valt minimaal 300.000 duurder uit
Het aan uw raad gepresenteerde voorontwerp is doorontwikkeld tot een definitief ontwerp en bij wijze van second opinion op kostprijs gecalculeerd door Arcadis, een onafhankelijke en deskundige bouwkostencalculator. Om zeker te zijn van prijsaansluiting op de gespannen bouwmarkt is ook aan een marktpartij gevraagd om de opzet van de kostprijscalculatie van Arcadis af te prijzen.
Uit beide calculaties zijn twee budgettaire conclusies getrokken:
1. het multifunctionele concept moet worden bijgesteld met minimaal € 300.000;
2. de extra prijsstijging van € 357.152 (9% in 2017 en 10% of meer in 2018, in relatie tot de 7% voor 2017 waarmee rekening is gehouden) kan niet binnen het bestaande budget worden opgevangen.

Bezuinigingsmogelijkheden
Vanwege het bovenstaande zijn bezuinigingsmogelijkheden op het definitief ontwerp in beeld gebracht. De meest opvallende wijzigingen hierin zijn het vervallen van de ruimte voor het laden en lossen en het vervangen van twee verplaatsbare akoestische wanden door één vaste wand.
Het vervallen van de garage is een functionele aderlating in het plan, maar niet onoverkomelijk, hoewel er alternatieven moeten worden gevonden voor laden en lossen van grote podiumstukken en bij slecht en koud weer. Door het laten vervallen van de verplaatsbare akoestische wanden kan de podiumzaal niet meer in zijn geheel worden gebruikt (bijv. voor grote evenementen) en moeten er concessies worden gedaan aan de multifunctionaliteit.
Bij verder bezuinigen komt het ontwerp qua techniek, functionaliteit, ambitie en/of uitstraling onder het minimum uit, waardoor het niet bruikbaar en werkbaar wordt.

Programmering
De programmering van de nieuwe podiumaccommodatie wordt gebaseerd op het totale plaatselijke aanbod. Hierbij wordt gedacht aan 50 voorstellingsdagen en 50 repetitiedagen. Dit uitgangspunt wordt contractueel vastgelegd voor een 20-jarige exploitatieperiode, alsmede dat culturele programmering (in de planning) voorrang heeft boven commerciële programmering.
Bij commerciële programmering wordt gedacht aan (culturele) evenementen, bedrijfspresentaties, congressen en eventueel try outs van cabaretvoorstellingen).

Overleg met Blauwe Kei, CC Mariëndael en CC ’t Spectrum
In de praktijk zal er altijd een goed afgewogen planning van activiteiten plaatsvinden, omdat dit financieel gezien voor alle partijen van groot belang is. Daarbij wordt optimale afstemming en samenwerking met andere lokale en regionale podia nagestreefd. Een overleg tussen Theater De Blauwe Kei, Cultureel Centrum Mariëndael en Cultureel Centrum ‘t Spectrum zal begin 2018 worden opgestart.

Huur
Voor gebruik zullen de culturele verenigingen een nog nader vast te stellen vergoeding voor de huur van de ruimte gaan betalen. De huurvergoedingen worden 'op maať, afgestemd op de mogelijkheden en inspanningen van de verenigingen én op de gewenste ondersteuning vanuit ‘t Spectrum.

Alternatieve locatie bibliotheek en KCC/Burgerzaken
In overleg met bibliotheek NOBB, het werkatelier publiekszaken en ’t Spectrum heeft Architecten bureau Arcadis de verplaatsingsmogelijkheden binnen ’t Spectrum in beeld gebracht. De collectie van de bibliotheek alsmede een kantoorruimte kunnen worden ondergebracht in de vergaderzalen op de begane grond en de leestafels in een gedeelte van het pleincafé van ’t Spectrum.
Het gemeentelijk klantcontactcentrum (KCC) en de dienstverlening voor burgerzaken is nu ondergebracht in een gedeelte van de bibliotheekzaal en kan worden verplaatst naar de huidige trouwzaal en de daar tegenover gesitueerde infobalie.
Een alternatief voor de verplaatsing van de bibliotheek en het KCC/burgerzaken is opgenomen in het zogenaamde ‘Wenkend Perspectief’, de herbestemming van het voormalige gemeentehuis in Schijndel. Voor het Wenkend Perspectief zullen wij een afzonderlijk voorstel aan uw raad voor leggen.

Tijdelijke huisvesting bibliotheek en KCC/Burgerzaken
In afwachting van de besluitvorming over het Wenkend Perspectief en om overlast tijdens de bouw te voorkomen, wordt voorgesteld om de bibliotheek tijdens de verbouwing van ’t Spectrum, maar ook tijdens eventuele uitvoering van het Wenkend Perspectief, in de vorm van een pop up bibliotheek tijdelijk onder te brengen in een leegstaand winkelpand in het centrum Schijndel. De kosten voor de tijdelijke huisvesting gedurende 2 jaren worden geraamd op € 166.000.
In dezelfde periode kan het KCC/Burgerzaken worden ondergebracht in de kantoorruimte van de afdeling publiekszaken in het voormalige gemeentehuis, waar ook nog een kluis aanwezig is. Deze ruimte is op dit moment echter nog verhuurd.
De kosten voor de tijdelijke huisvesting gedurende 2 jaren worden geraamd op € 57.000. Deze kosten kunnen worden gedekt door de in de begroting opgenomen huur van € 35.000 per jaar (in totaal € 70.000).
Een alternatief is tijdelijke huisvesting in ’t Spectrum. De kosten voor de tijdelijke huisvesting gedurende 2 jaren worden geraamd op € 41.000. De tijdelijke huisvestingskosten bedragen dus maximaal € 166.000 + € 41.000 = € 207.000.
Mocht de keuze niet op het Wenkend Perspectief vallen dan kunnen de beoogde locaties voor de bibliotheek en KCC/Burgerzaken in ’t Spectrum gerealiseerd worden tijdens de bouw van de podiumzaal. De tijdelijke huisvestingskosten zullen in dat geval veel lager zijn door de kortere huurperiode.

Communicatie extern
Speciale aandacht wordt besteed aan de huurders van de overige ruimten in ‘t Spectrum met het oog op het zoveel mogelijk voorkomen van overlast tijdens de verbouwingswerkzaamheden en aan de inwoners van Schijndel voor wat betreft de tijdelijke verplaatsing van de bibliotheek en de KCC/Burgerzaken-diensterlening.
Er is één informatiebijeenkomst voor de potentiële gebruikers georganiseerd. In de tweede bijeenkomst worden de gebruikers geïnformeerd over het definitieve ontwerp. De derde bijeenkomst vindt plaats tijdens de bouw en zal in het teken staan van praktische informatie en afspraken met betrekking tot de programmering.

Eventuele verplaatsing KCC/Burgerzaken binnen ‘t Spectrum
Voor de eventuele verplaatsing van het KCC/Burgerzaken binnen ‘t Spectrum is nog geen budget beschikbaar gesteld. Het KCC kan gebruik maken van de huidige infobalie de afhandeling van Burgerzaken kan plaatsvinden in de huidige trouwzaal) van ’t Spectrum. De kosten van de verplaatsing worden geraamd op € 50.000. Aanpassingen tbv privacy, beveiliging, klimaat € 75.000. Nog niet gebudgetteerd € 125.000.
Bij handhaving van de huidige locatie van het KCC/Burgerzaken in ‘t Spectrum zijn aanpassingen noodzakelijk ter verbetering van privacy (klachten burgers), beveiliging en klimaatbeheersing ten behoeve van de medewerkers). De kosten daarvoor zijn geraamd op € 125.000 (niet nader uitgewerkt).

Planning
De planning van de werkzaamheden ziet er als volgt uit:
Podiumzaal
• December 2017: kredietverlening raad
• Januari/Februari 2018: bouwvoorbereiding
• Maart 2018 start bouw podiumzaal
• Juli 2018: oplevering podiumzaal
• September 2018: ingebruikname podiumzaal
Tijdelijke huisvesting Bibliotheek en KCC/Burgerzaken
• November/December 2017: Voorbereiding verhuizing
• Januari 2018: Gereedmaken tijdelijke ruimte
• Februari 2018: Verhuizing
• Medio februari 2018: Ingebruikname.

Selectie eerder verschenen
• Podium ’t Spectrum gepresenteerd
• Gemeente Schijndel sluit overeenkomst voor gebruik City Theater in 2017
• 'Snelle' raadsvergadering over o.m. kunstcollectie en podiumlocatie
• Haalbaarheidsonderzoek podiumvoorziening in Schijndel –‘t Spectrum versus City Theater
• Oud gedeelte gemeentehuis wellicht ingevuld met Bieb, horeca, kunstcollectie