Bidbook n.a.v. inventarisatie belangrijke subsidiemogelijkheden Meierijstad
Meierijstad - Om zicht te krijgen op de voor Meierijstad belangrijke subsidiemogelijkheden is aan de bureaus MORE en Firmin een opdracht verstrekt om deze te inventariseren en in beeld te brengen. De uitkomsten hiervan zijn opgenomen in de 'Subsidiescan Mijlpalen van Meierijstad 2017-2022' d.d. 31 januari 2018. In de subsidiescan worden aanbevelingen gedaan voor een adequate ondersteuning voor het verwerving van externe subsidies. Hieronder kunt u lezen hoe de bureaus te werk zijn gegaan.Bidbook
Het college van burgemeester en wethouders maakte vorige week bekend in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen in de subsidiescan. Het college geeft aan de organisatie de opdracht om een voorstel te doen voor het in 2018 opstellen van een bidbook Groen Ontwikkelfonds Brabant (GOB). Het college stelt het subsidieprotocol vast en stelt voor 2018 20.000 euro beschikbaar voor de indirecte kosten subsidieverwerving. "Of en hoeveel kosten er komen voor externen die meewerken aan het bidbook, is nu nog niet bekend", aldus een woordvoerder van de provincie. "Vorige week vond een eerste overleg over de aanpak/organisatie plaats. Met de provincie zijn eerder verkennende gesprekken gevoerd over de (on)mogelijkheden voor bijdragen uit het GOB." Een bidbook GOB geeft volgens de woordvoerder een overzicht van kansen voor zowel gemeente als particuliere grondeigenaren en zal naar verwachting tot een meer efficiënte werkwijze leiden in geval van subsidieaanvragen bij het GOB.
Introductie en werkwijze
Gemeente Meierijstad is een jonge gemeente die voortgekomen is uit een fusie van de gemeentes Schijndel, Sint-Oedenrode en Veghel. Haar doelstellingen en ambities voor de periode t/m 2022 zijn onder meer vastgelegd in het document 'Mijlpalen voor Meierijstad'. Hierin zijn ook investeringsbudgetten opgenomen die zijn gekoppeld aan de voorgenomen ontwikkelingen. Voor diverse voorgenomen activiteiten en ontwikkelingen stellen provinciale, Rijks- en Europese overheid middelen ter beschikking aan gemeenten in de vorm van subsidies. Deze hebben als doel de gemeenten te stimuleren de door de subsidiërende overheid gewenste ontwikkelingen in gang te zetten of te versnellen. Om zicht te krijgen op de voor Meierijstad relevante subsidiemogelijkheden is opdracht gegeven aan de subsidieadviesbureaus MORE en Firmin om deze te inventariseren. Hierbij isook de vraag gesteld om, waar mogelijk, potentiële hoogte, kansrijkheid en procedures in beeld te brengen.
Om een goed resultaat te verkrijgen hebben de bureaus als onderdeel van de subsidiescan de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
• Startgesprek met de contactpersoon van de gemeente Meierijstad;
• Algemeen beeld gevormd van de voorgenomen ontwikkelingen vanuit het mijlpalendocument en reeds bekende contacten en informatie binnen de gemeente. Daarbij hebben wij voor ogen gehouden dat de gemeente – naast de programma's in het mijlpalendocument – participatie, leefbaarheid, innovatie, duurzaamheid en gezondheid als leidende thema's voor alle beleidsterreinen hanteert;
• Zo veel mogelijk informatie verzameld over specifieke projecten en ontwikkelingen. Dit is onder meer gebeurd tijdens een interactieve groepsbijeenkomst (12 december), enkele verdiepende sessies met groepen medewerkers en een groot aantal individuele gesprekken;
• Inventarisatie van in aanmerking komende regelingen via diverse beschikbare kennisbronnen, contacten met potentiële subsidieverleners om de mogelijkheden af te tasten en onze ruime ervaring op het gebied van subsidieverwerving;
• Analyse van de aanknopingspunten in relatie tot de verzamelde informatie en daarbij zoveel mogelijk vertaald naar subsidiemogelijkheden op programma- en projectniveau. Deze conclusies (in de vorm van een concept rapportage) besproken met opdrachtgever (22 januari);
• De voorlopige bevindingen toegelicht voor het Directieteam van Meierijstad (25 januari);
• Oplevering van de definitieve eindrapportage (31 januari).
Conclusies en aanbevelingen
De gemeentelijke voornemens (inhoud van 'Mijlpalen voor Meierijstad') zijn zo breed en de gevoerde gesprekken hebben zoveel informatie opgeleverd over (voorgenomen) activiteiten dat het een uitdaging vormde om de resultaten van de subsidiescan bondig en gestructureerd weer te geven. De bureaus hebben dit ondervangen door onderscheid te maken tussen conclusies vanuit inhoud en conclusies vanuit organisatie.Uiteraard zijn andere indelingen mogelijk, maar beide bureaus verwachten hiermee voor de vervolgacties de gemeente Meierijstad de gewenste handvatten te bieden. Hieronder vindt u hun conclusies en aanbevelingen.
Conclusies
>> Inhoud
A. De gemeente Meierijstad kan voor de realisatie van haar ambities in principe beroep doen op (aanvullende) financiële middelen vanuit tientallen subsidieregelingen op uiteenlopende terreinen. Een verdere selectie is op dit moment lastig door te voeren doordat veel projecten nog in een voorfase verkeren die tot de concrete uitwerking van uitvoeringsmaatregelen moet leiden. De afstand tussen relatief abstracte projecten (zoals de versterking van het Vlagheidegebied en de realisatie van groenblauwe structuren) en het nog grotendeels sectoraal ingerichte subsidielandschap is daarmee betrekkelijk groot.De ervaring leert dat een goed en actueel beeld van subsidiegevoelige thema’s ondersteunend is voor de bedoelde concretisering. Daarmee kan ook beter op subsidiemogelijkheden worden geanticipeerd.
B. Op dit moment achten wij vooral de voorgenomen duurzaamheidsmaatregelen, investeringen in natuurontwikkeling, infrastructurele maatregelen en watergerelateerde projecten in relatie tot klimaatadaptatie het meest kansrijk. Dit ligt ook voor de hand, omdat op Europees en Nationaal niveau dit speerpunten voor uit te voeren beleid zijn. Andere organisaties (provincie, regio, ….) sluiten vervolgens hierbij aan – vaak wel toegespitst op de specifieke regionale omstandigheden. Onder de 'subsidie' instrumenten voor stimulering van duurzaamheid nemen enkele fiscale regelingen (EIA en MIA-Vamil) een prominente plaats in. Een gemeente kan, als eigenaar van vastgoed, hiervan geen gebruik maken. Dit is echter wel mogelijk via specifieke constructies (zoals oprichting van een 'vastgoed-B.V.' of lease). Omdat wij begrepen hebben dat de gemeente deze opties onderzoekt, hebben wij die regelingen ook opgenomen.
C. Daar staat tegenover dat – in tegenstelling tot het recente verleden – gemeenten minder gemakkelijk in aanmerking komen voor financiële (overheids-)steun t.b.v. ruimtelijke ontwikkelingen (zoals woningbouw en revitalisering van bedrijventerreinen), initiatieven op het gebied van leefbaarheid, behoud van voorzieningen in kleine kernen en bevorderen van sociale cohesie. Wanneer vraagstukken/ beleid integraal uitgewerkt worden en bijdragen aan ondersteuning van leefbaarheid in breed verband, ontstaan mogelijk wel aanknopingspunten. In het Regeerakkoord 2017 – 2020 zijn namelijk de thema’s 'Investeren voor iedereen' en 'Zekerheid en kansen in een nieuwe economie' opgenomen.
D. Voor de laatstgenoemde onderwerpen én voor stimulering van economische ontwikkeling zien wij echter wel veel kansen vanuit regelingen en fondsen waarvoor de gemeente zelf niet in aanmerking komt. Aangezien het college heeft uitgesproken voor de realisatie van haar ambities nauw te willen samenwerken met andere organisaties (zoals bedrijfsleven, woningcorporaties en wijk- en dorpsraden), ligt het voor de hand om (waar mogelijk) hen te stimuleren hiervan maximaal gebruik te maken.Zo leidt de recente gemeentelijke bijdrage voor de verdere ontwikkeling van de Verspillingsfabriek tot een sterkere uitgangspositie van dit project om aanvullende subsidies te verwerven.
E. Voor het overgrote merendeel van de geïnventariseerde regelingen geldt dat zij het stadium van concrete uitvoering van projecten ondersteunen. Voor ontwikkeling van visies, beleid enz. zijn over het algemeen geen regelingen beschikbaar. Uitzondering hierop vormen Calls van het Stimuleringsfonds voor Creatieve Industrie en zogenoemde 'beleidsmiddelen' van diverse overheden.Om hiervoor in aanmerking te komen is het meestal noodzakelijk dat de gemeente zich onderscheidt van anderen met specifieke ambities, een gekozen rol als koploper enz. Actueel voorbeeld is o.a. de gemeente Hilvarenbeek die vanuit provinciaal beleid op het gebied van VAB’s een pilot-status heeft verworven. (VAB = Vrijkomende Agrarische Bebouwing
F. Het grote aantal geïnventariseerde regelingen, met allemaal verschillende te doorlopen procedures, haalbare opbrengsten en voorwaarden, maakt het lastig om tot een soort 'Top-5' van regelingen, waarop gefocust kan worden, te komen. Wanneer de gemeente een scherpe focus aanhoudt en/of prioriteert op thema's/gewenste profilering enz. ('duurzaamste gemeente', meest innovatieve food-gemeente, 'groenste gemeente' ………) is een scherpere selectie mogelijk.
G. Op dit moment zien wij – geredeneerd vanuit haalbare subsidie-opbrengsten en een gezonde kosten-batenverhouding voor te leveren inspanningen om subsidie te verwerven –veel kansen bij het Groen Ontwikkelfonds Brabant (GOB). In principe zijn hieruit miljoenen te verkrijgen voor de ontwikkeling van nieuwe natuur. Om hiervan maximaal gebruik te maken is het echter wenselijk tot een samenhangende aanpak te komen. De huidige versnippering van activiteiten houdt in dat in verhouding te veel tijd moet worden besteed aan het aanvragen van relatief beperkte bijdragen. De gemeente Meierijstad beschikt, met initiatieven als Mozaïek Dommelvallei, de zuidelijke bypass, het Duits Lijntje (verbinding tussen Maashorst en Het Groene Woud) bij uitstek over bouwstenen om tot maatwerk-afspraken met het GOB te komen.
H. Gelet op haar omvang, aanwezige bedrijvigheid enz. kan de gemeente Meierijstad een sterkere (onderhandelings-)positie claimen bij de inzet van regionale en provinciale middelen. Hiermee ontstaat ook een sterke uitgangspositie voor het benutten van Europese subsidies. Dit vereist een ondersteunende, weloverwogen (lobby-)strategie. Ook m.b.t. een actieve inbreng in de regio NOB voor het realiseren van middelen vanuit een te creëren regiodeal met het Rijk (uit het Regeerakkoord).
De gemeente Meierijstad beschikt via haar gedetacheerde medewerkers bij AgriFood Capital al over intermediairs om de belangen van Meierijstad te behartigen. Daarmee is essentiële inbreng in de zogenoemde Europa-tafel (bijvoorbeeld door focus op 'voedselverspilling') mogelijk.
I. De verschillende Interreg-programma’s (Nederland – Duitsland, Europe, Noordwest Europa, Vlaanderen – Nederland) over forse budgetten. En ook in de toekomst zullen deze programma’s over veel middelen blijven beschikken. Om hierop succesvol beroep te kunnen doen is, naast de eerdergenoemde prioritering en focus, ook samenwerking met buitenlandse partners vereist. Die ontstaat niet zo maar. Hiervoor zijn investeringen in internationale netwerken nodig, waarbij korte-termijn successen feitelijk alleen haalbaar zijn door 'mee te liften' op lopende trajecten.
J. Uiteraard lopen op dit moment al diverse subsidietrajecten. Zo is er binnen de organisatie veel kennis over en ervaring met subsidies voor infrastructurele maatregelen (GGA3), zijn er enkele (relatief kleine) aanvragen bij het GOB ingediend c.q. in voorbereiding, wordt er gebruik gemaakt van het A&O fonds, Gebiedsopgave Brainport Oost enz. Een totaal overzicht ontbreekt echter. Daarmee is ook niet met volledige zekerheid vast te stellen of er veel kansen onbenut blijven. Dit ligt echter wel voor de hand, omdat er (nog) niet wordt gehandeld vanuit een samenhangende strategie voor subsidieverwerving. (GGA= Gebiedsgerichte Aanpak
>> Organisatie
K. Individuele medewerkers hebben nu geen verantwoordelijkheid voor subsidieverwerving vanuit hun eigen functie. Daarmee is niet duidelijk wanneer en door wie oriëntatie op subsidiemogelijkheden plaatsvindt.
L. Centrale coördinatie van subsidieverwerving ontbreekt op dit moment eveneens, waardoor brede, actuele kennis van subsidieregelingen, (interne) kruisbestuiving/kennisdeling en bewaking van subsidietrajecten ontbreekt. Daarmee loopt de gemeente nu naar verwachting subsidies mis en/of leidt het onjuist beheren en verantwoorden van subsidies tot lagere opbrengsten dan vooraf is geraamd.Verder leidt de huidige situatie ook tot ongewenste interne concurrentie; er kan namelijk spelen dat vanuit meerdere initiatieven een aanvraagtraject wordt gestart voor dezelfde regeling zonder dat de initiatiefnemers dat van elkaar weten. Uiteraard dient dit altijd te worden voorkomen om effectief met beschikbare tijd te kunnen omgaan, maar daarnaast bestaat hierdoor het risico dat onvoldoende kan worden afgewogen voor welk initiatief de subsidie het meest gewenst is, of voor maximale opbrengst wordt gegaan enz.
M. De in deze fase logische oriëntatie op de interne organisatie houdt onwillekeurig in dat er minder ruimte is om noodzakelijke relaties met (potentiële) subsidiegevers te leggen en te onderhouden vanuit de doelstelling om maximale financiële ondersteuning te verwerven. In het verleden hebben de voormalige fusiegemeenten grote successen behaald door in een vroeg stadium voor te sorteren op nog niet operationele regelingen met een uitgekiende lobbystrategie.De daarvan onderdeel zijnde werkzaamheden op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau waren helder voor alle betrokkenen en geborgd via hiervoor noodzakelijke besluitvorming in de colleges.
Aanbevelingen
>> Inhoud
1. Focus op en prioritering van bestuurlijke ambities en vertaling in concrete projectmatige activiteiten. Concrete uitvoeringsmaatregelen sluiten beter aan op het nog veelal sectoraal ingedeelde subsidielandschap. Daarnaast zorgen focus, prioritering en vertaling voor kansrijke anticipatie op in de toekomst beschikbare regelingen en mogelijkheden voor een lobbystrategie.
2. Groenblauwe structuren (onder meer Mozaïek Dommelvallei, verbinding Maashorst – Het Groene Woud en N279-omgeving) vormen belangrijke ambities van de gemeente Meierijstad. Kansen vanuit het Groen Ontwikkelfonds Brabant kunnen concreet worden gemaakt door aan te sturen op een 'maatwerk'-overeenkomst (zoals B5 met provincie heeft opgesteld). Middel hiervoor kan een bidbook zijn, waarin de afzonderlijke projecten met elkaar in samenhang zijn gebracht.
>> Organisatie
3. De werkateliers hebben duidelijk de wens geuit om ondersteund te worden bij het vinden van subsidies, maar zeker ook bij het beheren van subsidietrajecten (onder meer bij verantwoordingen). Het directieteam heeft daarnaast -bij onze toelichting op de concept rapportage- aangegeven het wenselijk te vinden dat de gesignaleerde kansen snel geconcretiseerd worden en dat subsidieverwerving vooral ook 'tussen de oren' van medewerkers moet komen. Om subsidieverwerving in deze lijn te optimaliseren adviseren wij een centrale coördinatie van alle hiermee samenhangende werkzaamheden. Dit betreft (niet limitatief):
• Signaleren van en informeren over actuele subsidieregelingen en -nieuws
• Faciliteren van kruisbestuiving tussen subsidiedeskundigen en werkateliers. Subsidiedeskundigen hebben korte lijntjes binnen de organisatie.
• Opstellen van subsidieaanvragen met input van de betrokken medewerker(s), waarbij ontzorging van de werkateliers de basis vormt.
• Opstellen van wijzigingsverzoeken, tussen- en eindrapportages met input van de betrokken medewerker(s), waarbij ontzorging van de werkateliers de basis vormt.
• Bewaken van mijlpalen en subsidievoorwaarden.
• Anticiperen op en positioneren binnen naderende subsidie- en financieringsprogramma's.
• Onderhouden van integraal subsidieoverzicht en verzorgen van adequate managementinformatie.Met deze werkwijze is continue aandacht voor subsidiepotentieel binnen Meierijstad geborgd.
4. Ook door, via en in samenwerking met bedrijven, stichtingen, bewonersorganisaties, verenigingen en andere gebiedspartners kunnen collegedoelstellingen dichterbij worden gebracht. Gemeente Meierijstad kan naar deze partners een stimulerende en informerende rol vervullen m.b.t. de subsidieverwerving ten gunste van collegedoelstellingen door deze partijen. Hiervoor zijn diverse varianten (waaronder een helpdesk-/loketfunctie) denkbaar.
5. Het is wenselijk om de procedures vanuit de verschillende fondsen die de gemeente Meijerijstad wil inrichten (bijvoorbeeld Burgerinnovatiefonds, jeugdsportfonds) af te stemmen op maximalisatie van die opbrengsten. Gelden vanuit zo'n fonds kunnen worden ingezet als cofinanciering voor subsidieaanvragen bij bijvoorbeeld particuliere fondsen door private organisaties. De inzet van deze gemeentelijke middelen vervult daarmee een belangrijke hefboomfunctie.
Regelingen met kansen
Vervolgens is door beide bureaus in subsidiescan in diverse hoofdstukken uitgebreid in diverse overzichten regelingen met kansen voor programmalijnen Mijlpalen van Meierijstad in alle beleidsvelden in beeld gebracht. Vervolgens is een uitgebreid overzicht geboden van de regelingen die kansen bieden voor specifieke projecten.
